U bent hier

De forfaitaire kostenvergoeding voor vrijwilligers stijgt in 2018

Ook vrijwilligers maken bij de uitvoering van hun werk onkosten

Hoe vergoed je vrijwilligers?

Ook vrijwilligers maken bij de uitvoering van hun werk onkosten. Denk bijvoorbeeld aan reiskosten, telefoonkosten of kinderopvang. Maak afspraken met je vrijwilligers over de onkosten die je wil vergoeden. Zorg dat de regels voor alle vrijwilligers hetzelfde zijn. Je bent niet verplicht om onkosten te vergoeden als daar geen afspraken over zijn gemaakt.

Dit kan op twee manieren: forfetair of reëel

De forfaitaire kostenvergoeding

Deze vergoeding is een vast bedrag, waar geen bewijsstukken voor nodig zijn. Bovenop dit bedrag kan je nog een beperkte kilometervergoeding geven.

​In 2017 is het maximumbedrag per vrijwilliger:

  • 33,36 euro per dag
  • 1334,55 euro per jaar

De vrijwilliger moet zelf bijhouden hoeveel onkostenvergoedingen hij/zij al gekregen heeft voor vrijwilligerswerk per kalenderjaar. Als de maxima overschreden worden, worden de inkomsten van dat jaar belastbaar. Meer info hierover lees je op de website van FOD Financiën.

In 2018 stijgt de forfaitaire kostenvergoeding voor vrijwilligers: maximum 34,03 euro per dag én een maximum van 1.361,23 euro per jaar.

De reële kostenvergoeding

Je betaalt de reële kosten terug van de vrijwilliger, bijvoorbeeld fotokopies, brood en beleg, een treinticket, enzovoort. De vrijwilliger moet een bewijsstuk binnenbrengen voor de boekhouding.

Deze reële onkostenvergoedingsregeling kent geen maxima, maar buitensporige bedragen worden niet aanvaard.

Vervoersonkosten

Zijn er ook verplaatsingskosten? Dan maakt de vrijwilliger een overzicht, waarin de dag van de verplaatsing, van waar en naar waar, de reden van de verplaatsing en het aantal kilometers opgesomd worden.

  • Openbaar vervoer: de vrijwilliger moet een bewijsstuk binnenbrengen voor de boekhouding.
  • Auto: de vrijwilliger moet een onkostennota invullen. (maximum 0,3460 euro per kilometer – dit tarief wordt elk jaar aangepast op 30 juni)
  • Fiets: de vrijwilliger moet een onkostennota invullen. (maximum 0,20 euro per kilometer)

Een vrijwilliger mag tijdens éénzelfde kalenderjaar de forfaitaire onkostenvergoeding en de reële onkostenvergoeding niet combineren. Wat wel mag is een forfaitaire vergoeding combineren met een verplaatsingsvergoeding.

Hoe in de boekhouding verwerken?

Deze onkostenvergoedingen moeten door de organisatie in de boekhouding vermeld worden bij de werkingskosten en niet bij de personeelskosten. Er moeten ook geen belastingen of btw betaald worden, geen fiscale fiches opgemaakt worden of geen bijdragen voor de sociale zekerheid betaald worden (zolang de maxima gerespecteerd worden). 

Contact 

Barbara Fruyt

barbara.fruyt@kenniscentrumwwz.be
+32 (0)2 218 55 16
Lees ook 

Hoe vind je vrijwilligers? Vrijwilligers werven is een kunst

Vrijwilligers

De belangrijkste info en afspraken tussen je organisatie en de vrijwilliger

Vrijwilligers

Tijdens het vrijwilligerswerk kan er iets fout gaan. Zorg dat je vrijwilliger goed verzekerd is

Vrijwilligers