U bent hier

Hoe vergoed je vrijwilligers?

Ook vrijwilligers maken bij de uitvoering van hun werk onkosten

Hoe vergoed je vrijwilligers?

Ook vrijwilligers maken bij de uitvoering van hun werk onkosten. Denk bijvoorbeeld aan reiskosten, telefoonkosten of kinderopvang. Maak afspraken met je vrijwilligers over de onkosten die je wil vergoeden. Zorg dat de regels voor alle vrijwilligers hetzelfde zijn. Je bent niet verplicht om onkosten te vergoeden als daar geen afspraken over zijn gemaakt.

Dit kan op twee manieren: forfaitair of reëel

De forfaitaire kostenvergoeding

Deze vergoeding is een vast bedrag, waar geen bewijsstukken voor nodig zijn. Bovenop dit bedrag kan je nog een beperkte kilometervergoeding geven.

​In 2019 is het maximumbedrag per vrijwilliger:

  • 34,71 euro per dag
  • 1.388,40 euro per jaar

De vrijwilliger moet zelf bijhouden hoeveel onkostenvergoedingen hij/zij al gekregen heeft voor vrijwilligerswerk per kalenderjaar. Als de maxima overschreden worden, worden de inkomsten van dat jaar belastbaar. Meer info hierover lees je op de website van FOD Financiën.

De reële kostenvergoeding

Je betaalt de reële kosten terug van de vrijwilliger, bijvoorbeeld fotokopies, brood en beleg, een treinticket, enzovoort. De vrijwilliger moet een bewijsstuk binnenbrengen voor de boekhouding.

Deze reële onkostenvergoedingsregeling kent geen maxima, maar buitensporige bedragen worden niet aanvaard.

Vervoersonkosten

Zijn er ook verplaatsingskosten? Dan maakt de vrijwilliger een overzicht, waarin de dag van de verplaatsing, van waar en naar waar, de reden van de verplaatsing en het aantal kilometers opgesomd worden.

  • Openbaar vervoer: de vrijwilliger moet een bewijsstuk binnenbrengen voor de boekhouding.
  • Auto: de vrijwilliger moet een onkostennota invullen. (maximum 0,3653 euro per kilometer – dit bedrag blijft van toepassing tot 30 juni 2020)
  • Fiets: de vrijwilliger moet een onkostennota invullen. (maximum 0,23 euro per kilometer)

Een vrijwilliger mag tijdens éénzelfde kalenderjaar de forfaitaire onkostenvergoeding en de reële onkostenvergoeding niet combineren. Wat wel mag is een forfaitaire vergoeding combineren met een verplaatsingsvergoeding.

Hoe in de boekhouding verwerken?

Deze onkostenvergoedingen moeten door de organisatie in de boekhouding vermeld worden bij de werkingskosten en niet bij de personeelskosten. Er moeten ook geen belastingen of btw betaald worden, geen fiscale fiches opgemaakt worden of geen bijdragen voor de sociale zekerheid betaald worden (zolang de maxima gerespecteerd worden). 

 

Op 28 december 2018 is het KB, dat een hogere kostenvergoeding regelt voor bepaalde categorieën vrijwilligers, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. De regeling is van kracht sinds 1 januari 2019.

Hierdoor ontstaat de mogelijkheid om aan bepaalde groepen vrijwilligers op jaarbasis een hoger bedrag binnen de forfaitaire kostenvergoeding voor vrijwilligers uit te betalen. Het bedrag voor die bepaalde groep van vrijwilligers stijgt voor 2019 van 1.388,40 euro naar 2.500,00 euro. Voor de vrijwilligers die niet tot deze groep behoren blijft het maximum 1.388,40 euro.

 

Voorwaarden:

1. Het maximum dagbedrag mag nooit worden overschreden, dat betekent dat je nooit meer mag ontvangen dan 34,71 euro per dag

Zoals gebruikelijk bij de vrijwilligersvergoedingen blijft de dubbele voorwaarde gelden, dat wil zeggen dat voor de mensen die een verhoogde vergoeding mogen krijgen, zij het maximum dagbedrag niet mogen overschrijden. Op jaarbasis kunnen ze wel meer ontvangen, namelijk 2.500 euro in plaats van 1388,40 euro. Beide maxima mogen nooit worden overschreden (dag- én jaarmaximum).

2. Je mag de vergoeding niet combineren met een activiteit, die valt onder het Verenigingswerk (in dezelfde organisatie of voor dezelfde activiteit)

Voorbeeld: Mariette doet aan nachtoppas als Verenigingswerker. Ze kan niet tegelijkertijd ook als vrijwilliger actief zijn in de nachtoppas en daarvoor een (verhoogde) vrijwilligersvergoeding ontvangen. Dus: je kan niet van twee walletjes eten: ofwel doe je de activiteit als vrijwilliger, ofwel als verenigingswerker.

3. De regeling voor een verhoogde forfaitaire kostenvergoeding geldt niet voor mensen die een uitkering ontvangen (RVA, OCMW,…). De uitkeringsgerechtige vrijwilliger die een vervangingsinkomen geniet moet zich houden aan de algemene regeling vrijwilligerswerk en mag geen gebruik maken van de uitzonderingsregeling, dat betekent dus dat hij maximum 34,71 euro per dag mag ontvangen met een maximum van 1388,40 euro per jaar, ongeacht welke activiteit die uitkeringsgerechtigde vrijwilliger doet.

 

Wie komt in aanmerking voor de verhoogde kostenvergoeding?

Het KB geldt enkel voor vrijwilligers:

  • in de sportsector: sporttrainer, sportlesgever, sportcoach, jeugdsportcoördinator, sportscheidsrechter, jurylid, steward, terreinverzorger-materiaalmeester, seingever bij sportwedstrijden
  • in de nachtoppas, te weten het inslapen, evenals de dag-oppas bij hulpbehoevende personen volgens de voorwaarden en kwaliteitscriteria die iedere Gemeenschap bepaalt.
  • in het niet-dringend liggend ziekenvervoer: het liggend ziekenvervoer naar, vanuit en tussen ziekenhuizen of vestigingsplaatsen van ziekenhuizen, dat niet onder het toepassingsgebied van de wet van 8 juli 1964 betreffende de dringende geneeskundige hulpverlening valt en volgens de voorwaarden en kwaliteitscriteria die iedere Gemeenschap bepaalt.
Contact 

Barbara Fruyt

barbara.fruyt@kenniscentrumwwz.be
+32 (0)2 218 55 16
Lees ook 

Hoe vind je vrijwilligers? Vrijwilligers werven is een kunst

Vrijwilligers

De belangrijkste info en afspraken tussen je organisatie en de vrijwilliger

Vrijwilligers

Tijdens het vrijwilligerswerk kan er iets fout gaan. Zorg dat je vrijwilliger goed verzekerd is

Vrijwilligers