Reglement vrijwilligersmarkt 2024

Akkoord

• Wanneer u het inschrijvingsformulier instuurt, verklaart u zich akkoord met de voorwaarden van het vrijwilligersmarktreglement en de praktische richtlijnen van de vrijwilligersmarkt.
• Er wordt een waarborg van 100 euro per stand gevraagd.
• De inschrijving is pas definitief wanneer het bedrag is betaald en de nodige informatie is aangeleverd.

Aanleveren teksten

Indien de tekst voor het afsprakenboekje niet tijdig en volgens de instructies wordt aangeleverd, wordt deze niet weergegeven. De standhouder is hiervoor zelf verantwoordelijk.

Opbouw, afbraak en aankleding van de standen

• De standhouder staat in voor het aan- en wegvoeren van zijn expositiemateriaal en voor het opzetten van zijn stand. De standhouder is aansprakelijk voor elke schade die hij hierbij berokkent.
• Tijdens het opbouwen en afbreken van de standen kunnen enkel die toegangsdeuren gebruikt worden die aangeduid worden door de organisatoren van de vrijwilligersmarkt.
• De standplaats moet in zijn oorspronkelijke staat worden achtergelaten. Alle afval wordt meegenomen door de standhouders.
• Tijdens de openingsuren van de vrijwilligersmarkt is de permanente aanwezigheid van een bevoegde persoon op elke stand verplicht. Het is verboden om de muren, de constructies of de gangen in de hal zelf te gebruiken om wanden, publiciteitsborden, displays of ander materiaal aan te bevestigen of deze te schilderen.

Aanwezigheid op de stand

• De stand en de geëxposeerde artikelen staan voortdurend onder bewaking van de standhouder.
• De standhouder staat in voor het toezicht op zijn stand en waarborgt de veiligheid.

Waarborg

Per stand wordt 100 euro waarborg gevraagd. Na ontvangst van betaling sturen wij u een bewijs via mail. De waarborg wordt binnen de 1 maand na de vrijwilligersmarkt terugbetaald. Standhouders die hun materiaal en afval op het einde van de vrijwilligersmarkt niet hebben opgeruimd of standhouders die voor het einde van de vrijwilligersmarkt afbreken zullen deze waarborg niet terug ontvangen. Eventuele extra kosten die hiermee gepaard gaan, zullen worden doorgerekend aan de standhouder.

Aansprakelijkheid diefstal en schade

De organisator kan niet aansprakelijk gesteld worden voor diefstal of beschadiging door derden.

De standhouder ziet, zowel in eigen naam als in naam van de door hem toegelaten personen, uitdrukkelijk af van alle verhaal dat hij gerechtigd zou zijn uit te oefenen tegenover de eigenaars van het vrijwilligersmarktcomplex en/of de organisator ingevolge alle wettelijke en extra-wettelijke beschikkingen of uit hoofde van welke schade dan ook die hetzij rechtstreeks, hetzij onrechtstreeks aan hen of derden toegebracht worden. De standhouder verbindt er zich toe, namens hemzelf zowel namens de door hem toegelaten personen, deze verhaalafstand ter kennis te brengen van hun verzekeraars voor schade, aansprakelijkheid en arbeidsongevallen. Evenmin kan de organisator aansprakelijk gesteld worden voor gelijk welke schade, brand, ontvreemding ed aan de goederen en/of aan de stand en het vrijwilligersmarktmateriaal dat zich in het gebouw bevindt. Deze uitsluiting van aansprakelijkheid in hoofde van de organisator geldt eveneens voor elke schade die zou kunnen ontstaan aan de stand of aan een van zijn onderdelen, aan de aldaar geëxposeerde of te exposeren goederen, of andere op de stand aanwezige of te plaatsen goederen, in zoverre deze beschadigd zouden worden nav enige manipulatie ervan, dit zelfs zo deze manipulatie zou geschieden door de organisator, een van de aangestelden, of enige derde voor wie de organisator enige verantwoordelijkheid, hetzij contractuele, hetzij buitencontractuele, dit alles in de meest brede zin van het woord, zou dragen.

Brandveiligheid

De aanwezigheid van ontplofbare en ontvlambare stoffen zowel in vloeibare, gasvormige of vaste vorm is ten strengste verboden, tenzij voorafgaandelijk de geschreven en gehandtekende toelating van de organisator in dit verband wordt bekomen. De toegang tot de uitlaten van de airconditioning, verwarming en tot de brandblusapparaten en brandhaspels worden steeds vrijgehouden.

Annulatie

Door de standhouder: Indien de standhouder zijn deelname aan de vrijwilligersmarkt annuleert kan deze tot 1 maand voor de start van de vrijwilligersmarkt (t.e.m 14 oktober 2024) 80% van het betaalde waarborgsom terugbetaald krijgen. Annulatie na de deadline geeft geen recht meer op terugbetaling van het betaalde inschrijvingsgeld.

Annuleringen worden enkel schriftelijk aanvaard per brief of per mail aan de organisator en na bevestiging voor ontvangst.

Door de organisatie: Indien door economische of politieke evenementen of enig ander geval van overmacht of onvoorziene omstandigheid de vrijwilligersmarkt niet zou kunnen doorgaan, zullen de plaatsaanvragen zonder verhaal vernietigd worden. Het betaalde bedrag door de standhouders wordt dan na aftrek van gemaakte werkingskosten pro rata aan het gestorte inschrijvingsgeld terugbetaald. Er kan geen enkele schadevergoeding aangerekend worden aan de organisator van de vrijwilligersmarkt.

Indien door overmacht of onvoorziene omstandigheden de datum van de vrijwilligersmarkt zou wijzigen, kunnen de standhouders geen aanspraak maken op schadevergoeding ten laste van de organisator van de vrijwilligersmarkt.

Met overmacht worden gelijkgesteld onvoorziene omstandigheden welke van dien aard zijn dat de uitvoering van de overeenkomst daardoor onmogelijk, dan wel dermate bezwaard en/of onevenredig kostbaar wordt, dat prompte naleving van de overeenkomst in redelijkheid niet van de organisator kan worden gevergd. Worden daarom als overmacht beschouwd, zonder dat deze lijst evenwel beperkend is: schriftelijk verbod of advies door een legitieme overheid, stakingen, bedrijfsblokkades, epidemieën, slechte weersomstandigheden en natuurrampen, brand, terroristische of andere aanslag of dreiging tot aanslag, bommelding, … enz.

Afwijkingen

Elke afwijking van deze overeenkomst zal uitdrukkelijk en schriftelijk in akkoord tussen partijen dienen te worden vastgelegd.