FLEXIVOL

Een F.L.E.X.I.V.O.L. organisatie

Een organisatie is aantrekkelijk voor (hedendaagse) vrijwilligers indien ze voldoet aan enkele voorwaarden. Deze voorwaarden zitten vervat in de afkorting 'flexivol'. Flexivol is het resultaat van een Engels onderzoek door Katharine Gaskin voor het Institute for Volunteering Research en staat voor:

Flexibility (flexibel)

Legitimacy (imago/legitimiteit)

Ease of access (toegankelijk)

Xperience (ervaring) of Xperiment(experimenteren/uitproberen)

Incentives (prikkelend)

Variety (variatie)

Organisation (vlot)

Laughs (leuk)

Je maakt met het FLEXIVOL model een analyse van je organisatie en brengt je sterke punten en werkpunten in kaart. Zo ontstaat een bredere kijk op het aantrekkelijke karakter van vrijwilligerswerk binnen je organisatie. Je kan het FLEXIVOL model gebruiken als instrument om te werken aan een duurzaam vrijwilligersbeleid, een beleid dat tegemoetkomt aan de behoeften van je vrijwilligers. Het kan je richting en inspiratie geven bij het onderzoeken van en experimenteren met het binden van vrijwilligers aan jouw organisatie.   

Doe deze oefening vooral samen met iedereen in je organisatie, met op de eerste plaats je vrijwilligers! Belangrijk is dat er geen discussie ontstaat, geen welles‐nietes en ook geen "ja, maar….". Mensen kunnen vanuit verschillende invalshoeken afwijkende meningen hebben. En dat is net de rijkdom van de tool.

TIP: maak er een jaarlijkse FLEXIVOL-receptie van! Een leuk moment van ontspanning, ontmoeting én bevraging. Dat is meteen een ludieke manier om input te krijgen over jullie vrijwilligerswerking en de betrokkenheid en het wij-gevoel van je vrijwilligers te laten groeien. 

 

FLEXIBILITY (flexibel)

Een flexibele organisatie werkt op maat van de individuele vrijwilliger. Is er flexibiliteit in tijd en engagement mogelijk? Keuzevrijheid geven aan de vrijwilliger staat hierbij centraal.

• Kan je helpen van thuis uit, om het even welk uur?
• Is het combineerbaar met een druk gezinsleven?
• Werken vrijwilligers autonoom of samen met een beroepskracht?
• Kan een pauze ingelast worden?
• Is er ruimte om eens iets minder te doen?
• Is er ruimte om eens iets anders te doen?
• Is er ruimte om eens iets niet meer te doen?
• Worden sommige vrijwilligers overvraagd?
• Wat doen jullie als je een vrijwilliger zoekt voor een activiteit op zaterdag, maar de persoon die zich kandidaat stelt kan enkel op woensdag?

TIPS

• Zorg dat taken en rollen niet teveel tijd en energie vergen; deel het op in duo-functies of splits de taken op indien nodig.
• Ontwikkel netwerken waarin men kan doorstromen (levensfases en interesses).
• Werk in kleine werkgroepen; samen verantwoordelijk voor het resultaat.

 

LEGITIMACY (imago/legitimiteit)

Organisaties die hun drijfveren en passie delen, zijn aantrekkelijk voor potentiële vrijwilligers. Vrijwilligers engageren zich voor een organisatie die de waarden en normen uitstraalt die zij belangrijk vinden, en als ze het vrijwilligerswerk als zinvol, nuttig en relevant ervaren.

• Hecht je belang aan het beeld dat de diverse buitenwereld heeft van jouw organisatie (perceptie).
• Ken je het imago van je organisatie?
• Heb je een positief imago?
• Komt het imago overeen met jullie identiteit?
• Hoe ziet de diverse buitenwereld (lees: potentiële vrijwilligers) jullie?
• Kennen mensen je organisatie?
• Weten buitenstaanders/buurtbewoners wat je organisatie doet?
• Voelen de vrijwilligers zich nuttig en relevant in het doel dat jullie nastreven?

TIPS

• Weet dat een imago wordt bepaald door meerdere zaken: o.a. ervaringen van mensen zelf of van mensen die ze kennen, huisstijl van de organisatie, materiaal, gebouw, hoe mensen van de organisatie naar buiten treden, berichten in de (sociale) media, soort activiteiten, ...
• Doe eens een bevraging bij externen over hoe men jouw organisatie ziet.
• Het vinden van vrijwilligers start bij een goed inzicht in uw eigen organisatie: waar staan wij voor, wat willen we bereiken en hoe laten we dat zien? Organisaties die hun drijfveren en passie delen, zijn aantrekkelijk voor potentiële vrijwilligers.
• Zoek de elevator pitch van je organisatie! Een duidelijk, eenvoudig verhaal waarmee je naar buiten kan treden. Betrokkenheid maak je mogelijk door je organisatie een gezicht te geven.
• Betrek je vrijwilligers bij beslissingen: een gedragen beslissing bevordert de werking en zorgt voor een echte groepsdynamiek.

 

EASE OF ACCESS (toegankelijk)

Een vrijwilliger voelt zich aangetrokken als hij weinig (fysieke en mentale) drempels ervaart.

• Zijn jullie ‘fysiek’ toegankelijk?
• Hebben de vrijwilligers een aanspreekpunt? Is ze gekend (heeft ze een “gezicht”? Is zij eenvoudig te contacteren?
• Kwamen er afgelopen jaar nieuwe mensen bij?
• Staat je groep open voor nieuwkomers? Voor mensen met een andere vorm van engagement?
• Voelen vrijwilligers zich thuis?
• Voelen nieuwe vrijwilligers zich snel thuis?
• Is er actuele informatie te vinden op het web, Facebook, Twitter (social media!)?
• Is de informatie begrijpbaar?
• Verwacht je dat mensen naar je organisatie komen? Of ga je naar de mensen toe?
• Zijn er laagdrempelige activiteiten?
• Nodig je persoonlijk mensen uit om mee te doen, vrijwilliger te worden?
• Kunnen potentiële vrijwilligers vrijblijvend komen “proeven”?
• Is er tijd om met potentiële vrijwilligers te praten?
• Komen jullie zelf voldoende “naar buiten” (aanwezig in de buurt vb., op activiteiten)?

TIPS

• Geef vrijwilligerswerk een aanspreekpunt & gezicht.
• Spreek vrijwilligers persoonlijk en laagdrempelig aan.
• Kom zelf voldoende naar buiten!
• Geef potentiële vrijwilligers de kans om vrijblijvend te komen “proeven” van de sfeer en het vrijwilligerswerk.
• Denk divers! Stel je in de plaats van de doelgroepen die je wil bereiken. Enkele vbn: een nieuwkomer die het NL (nog) niet goed beheerst, iemand met een migratie-achtergrond die het cultuurverschil sterk ervaart, iemand die leeft in armoede en geen toegang heeft tot het internet, iemand met een beperking die de activiteit moeilijk kan bereiken, iemand met  psychische kwetsbaarheid die angst heeft om zelf initiatief te nemen, …
• Tool die hierbij kan helpen: meetladder diversiteit

 

XPERIENCE (ervaring, persoonlijke ontwikkeling)

Een organisatie die kansen biedt en tijd geeft om te leren. Ruimte krijgen voor het ontwikkelen van eigen talenten trekt vrijwilligers aan.

• Is er een inloopperiode?
• Kan je zonder kennis aan de slag? 
• Is er vorming voorzien voor alle vrijwilligers?
• Wordt het tempo en de inhoud aangepast aan de individuele vrijwilliger?
• Kan op elk moment gedurende het jaar begeleiding voorzien worden?
• Kunnen vrijwilligers hun competenties versterken?
• Is er ruimte om talenten te ontwikkelen?

TIPS

• Doe aan maatwerk en koppel elke nieuwe vrijwilliger aan een maatje.

 

XPERIMENT (experimenteren)

Geef ruimte aan creativiteit, innovatie en verandering. Vrijwilligers willen graag inspraak (meedenken en handelen).

• Kunnen vrijwilligers zelf nieuwe ideeën aanbrengen? Worden zij daartoe gestimuleerd?
• Hoe worden nieuwe ideeën/gewoontes ontvangen?
• In hoeverre moeten deze nieuwe ideeën inpasbaar zijn in de plannen die je als organisatie zelf vooropgesteld hebt?
• Worden nieuwe projecten ook aan vrijwilligers toegekend?
• Mag een vrijwilliger fouten maken?

TIPS

• Leer de competenties en interesses van de vrijwilligers kennen en benut deze in je organisatie.
• Vrijwilligers willen graag inspraak in de taken waarvoor ze zich engageren.
• Men is de laatste decennia meer dan ooit opgevoed in een cultuur van meedenken.
• Een betrokken vrijwilliger zal de werking meer ondersteunen.

 

INCENTIVES (prikkelend)

Werken met hedendaagse vrijwilligers betekent aandacht hebben voor motivatie en waardering, het hele jaar door.

• Worden de vrijwilligers voldoende gewaardeerd?
• Wordt éénmalig engagement anders gewaardeerd dan regelmatig engagement?
• Ziet een vrijwilliger resultaat van zijn werk?
• Krijgen vrijwilligers vertrouwen?
• Op welke manieren tonen we waardering voor de individuele vrijwilliger?
• Op welke manier worden vrijwilligers collectief beloond?
• Zijn er feedbackmomenten voorzien met de vrijwilligers?
• Is er aandacht voor de mens achter de vrijwilliger? Of vooral voor de uitgevoerde taak?
• Worden ze op maat begeleid, met aandacht voor hun motivatie?
• Krijgen de vrijwilligers de kans om opleidingen/vormingen te volgen?
• Krijgen ze de mogelijkheid om hun competenties te versterken?

TIPS

• Heb aandacht voor collectieve én individuele waardering. Vbn. Een mail of kaartje bij verjaardagen, na events vragen hoe het geweest is, een bedankmoment organiseren voor alle vrijwilligers, etc.
• Focus niet enkel op de taakuitvoering, geef tijdens de begeleiding ook veel aandacht voor de beleving en motivatie van de vrijwilliger.
• Stel de opleidingen en vormingen die je organiseert voor je personeel ook open voor de vrijwilligers.

 

VARIETY (variatie)

Een organisatie met variatie in activiteiten en vrijwilligerstaken: voor elk wat wils. Ook hier staat keuzevrijheid centraal.

• Zijn de taken divers?
• Kunnen vrijwilligers wisselen van taken?
• Zijn er korte opdrachten?
• Wordt er geredeneerd vanuit in te vullen functies of vanuit de vraag wie welke taken wil en kan opnemen?
• Worden de competenties en interesses van de huidige vrijwilligersgroep meegenomen?
• Kunnen vrijwilligers nieuwe uitdagingen aangaan binnen de organisatie als ze dat willen?

TIPS

• Zorg dat de taken en functies divers zijn.
• Denk ook aan variatie in rollen: vb. Vrijwilligers die je kan aanspreken voor een specifiek initiatief, vrijwilligers die je op jaarbasis kan aanspreken om af en toe specifieke taken op te nemen, vrijwilligers die je regelmatig kan aanspreken om diverse taken binnen de organisatie op te nemen, trekkers, bestuursleden, ….  
• Schep mogelijkheden tot circuleren: korte contracten, korte contacten.
• Verdeel de functies op in kleinere taken. Creëer duofuncties.

 

ORGANISATION (vlot)

Vrijwilligers worden goed omkaderd en begeleid. De organisatie is vlot en efficiënt.

• Zijn jullie een vlotte organisatie? Is er een bureaucratische setting?
• Is het aanspreekpunt voor vrijwilligers vlot te bereiken?
• Wordt er tijdig gecommuniceerd voor een event of vergadering?
• Zijn de feedbackmomenten flexibel?
• Worden eventuele onkosten van vrijwilligers snel terugbetaald?
• Zijn de vrijwilligers op de hoogte van hun rechten en plichten?
• Hoe zijn de contacten tussen beroepskrachten/RvB en vrijwilligers?

TIPS

• Breng je vrijwilligers op de hoogte over de regelgeving in het vrijwilligerswerk en help hen indien nodig. Gebruik ons infoboekje: ‘Wat je allemaal moet weten als vrijwilliger’
• Zorg dat elke vrijwilliger duidelijke info heeft over de verzekeringen, de vergoeding… Met andere woorden: zorg voor een goede informatienota.
• Zorg voor administratieve vereenvoudiging, zodat de vrijwilligers zich kunnen concentreren op hun taken.

 

LAUGHS (leuk)

Een organisatie waar wordt gelachen en waar het leuk en ontspannen vertoeven is. Vrijwilligerswerk moet ook, en vooral, leuk zijn!

• Is er mogelijkheid tot informeel ontmoeten, tot sociaal contact?
• Is het plezant in de groep?
• Gaan de vrijwilligers tevreden naar huis?
• Zijn er momenten van ontmoeting en samen zijn?
• Is er een cultuur van “moeten”, of van “graag willen”?

TIPS

• Zorg dat het werk zelf leuk is. Zo kan je voor de saaie taken bijvoorbeeld ervoor zorgen dat 2 vrijwilligers dit samen kunnen doen.
• Heb aandacht voor de informele kant. Hoe gaan we met elkaar om? Wat zijn de gebruiken en rituelen? Dat is de cultuur: de menskant. Het gaat over de interactie tussen mensen, de samenwerking, de relatie tussen mensen.
• Maak verbinding tussen mensen, dan ontstaat betrokkenheid. Mensen trekken mensen aan! Creëer vb. verbinding tussen de vrijwilligers met feestjes, borrels, etentjes, want het draagt bij aan het wij-gevoel.

 

Hoe ga je te werk?

• Verdeel de mensen in kleine groepjes.
• Je vraagt de mensen bij de eerste letter, de letter F (flexibiliteit), te bespreken wat sterktes en werkpunten zijn op vlak van flexibiliteit binnen je organisatie. Vraag naar concrete vbn. en eigen ervaringen.
• Vraag mensen ook te verklaren waarom ze flexibiliteit “overall” als een sterkte/werkpunt beschouwen. Laat hen vooral gewoon delen wat er in hen opkomt.
• Eens deze eerste letter werd besproken, komt er een terugkoppeling voor de ganse groep.
• Vervolgens wordt gestart met de tweede letter, volgens hetzelfde principe. En zo verder tot de acht letters werden besproken.
• Eens alle letters werden besproken, zet je nog eens extra in de verf hoeveel sterke punten er uit deze oefening zijn gekomen (vier kleine successen!).
• Bepaal vervolgens samen welke werkpunten jullie prioritair willen aanpakken, en welke volgende stappen je organisatie hiervoor zou kunnen nemen. Hier hoeft nog niet geconcretiseerd te worden.
• Tot slot worden deze voornemens vertaald naar concrete acties of aandachtspunten binnen je organisatie.