U bent hier

Hoe vergoed je vrijwilligers?

Ook vrijwilligers maken bij de uitvoering van hun werk onkosten

Hoe vergoed je vrijwilligers?

Ook vrijwilligers maken bij de uitvoering van hun werk onkosten. Denk bijvoorbeeld aan reiskosten, telefoonkosten of kinderopvang. Maak afspraken met je vrijwilligers over de onkosten die je wil vergoeden. Zorg dat de regels voor alle vrijwilligers hetzelfde zijn. Je bent niet verplicht om onkosten te vergoeden als daar geen afspraken over zijn gemaakt.

Dit kan op twee manieren: forfaitair of reëel

De forfaitaire kostenvergoeding

Deze vergoeding is een vast bedrag, waar geen bewijsstukken voor nodig zijn. Bovenop dit bedrag kan je nog een beperkte kilometervergoeding geven.

​In 2020 is het maximumbedrag per vrijwilliger:

  • 34,71 euro per dag
  • 1.388,40 euro per jaar

De vrijwilliger moet zelf bijhouden hoeveel onkostenvergoedingen hij/zij al gekregen heeft voor vrijwilligerswerk per kalenderjaar. Als de maxima overschreden worden, worden de inkomsten van dat jaar belastbaar. Meer info hierover lees je op de website van FOD Financiën.

De reële kostenvergoeding

Je betaalt de reële kosten terug van de vrijwilliger, bijvoorbeeld fotokopies, brood en beleg, een treinticket, enzovoort. De vrijwilliger moet een bewijsstuk binnenbrengen voor de boekhouding.

Deze reële onkostenvergoedingsregeling kent geen maxima, maar buitensporige bedragen worden niet aanvaard.

Vervoersonkosten

Zijn er ook verplaatsingskosten? Dan maakt de vrijwilliger een overzicht, waarin de dag van de verplaatsing, van waar en naar waar, de reden van de verplaatsing en het aantal kilometers opgesomd worden.

  • Openbaar vervoer: de vrijwilliger moet een bewijsstuk binnenbrengen voor de boekhouding.
  • Auto: de vrijwilliger moet een onkostennota invullen. (maximum 0,3542 euro per kilometer – dit bedrag blijft van toepassing tot 30 juni 2021)
  • Fiets: de vrijwilliger moet een onkostennota invullen. (maximum 0,24 euro per kilometer) Meer info hierover lees je op de website van FOD Financiën

Een vrijwilliger mag tijdens éénzelfde kalenderjaar de forfaitaire onkostenvergoeding en de reële onkostenvergoeding niet combineren. Wat wel mag is een forfaitaire vergoeding combineren met een verplaatsingsvergoeding.

Kan je beide systemen naast elkaar laten lopen?

De organisatie kan beide systemen naast elkaar laten lopen. Vrijwilliger 1 kan vergoed worden met een forfaitaire vergoeding, terwijl vrijwilliger 2 bij dezelfde organisatie een reële vergoeding krijgt. 

De vrijwilliger mag geen verschillende kostenvergoedingssystemen met elkaar mengen per kalenderjaar. Ook niet voor vrijwilligerswerk dat hij/zij in verschillende organisaties uitvoert. 

De afspraken gelden ten minste voor het lopende kalenderjaar. Als je de afspraken wijzigt, moet je de vrijwilligers hiervan op de hoogte brengen in het kader van de informatieplicht.

Hoe in de boekhouding verwerken?

Deze onkostenvergoedingen moeten door de organisatie in de boekhouding vermeld worden bij de werkingskosten en niet bij de personeelskosten. Er moeten ook geen belastingen of btw betaald worden, geen fiscale fiches opgemaakt worden of geen bijdragen voor de sociale zekerheid betaald worden (zolang de maxima gerespecteerd worden). 

 

De verhoogde forfaitaire kostenvergoeding

Dit werkt volgens dezelfde principes als de gewone forfaitaire vergoeding, maar heeft een hoger maximum jaarbedrag. De verhoogde vergoeding is er alleen voor bepaalde vrijwilligers:

  • vrijwilligers in de sportsector
  • vrijwilligers in dag- en nachtopvang van hulpbehoevende personen
  • vrijwilligers bij het niet-dringend liggend ziekenvervoer

Bedrag 2019 én 2020: maximum 34,71 euro per dag én maximum van 2549,90 euro per jaar.

Als je een forfaitaire kostenvergoeding krijgt, dan kunnen ook je vervoerskosten beperkt bijkomend terugbetaald worden. Het maximum dat je bovenop het vast bedrag kan krijgen, is 2000 km vervoerskosten (maximum 2000 keer het bedrag van de kilometervergoeding voor de wagen), behalve voor vrijwilligers die het regelmatig vervoeren van personen als activiteit hebben. Zij krijgen geen beperking.. Dit is een reële kostenvergoeding en deze moet je dus kunnen bewijzen, bijvoorbeeld met een kostennota.

Contact 

Barbara Fruyt

barbara.fruyt@kenniscentrumwwz.be
+32 (0)2 218 55 16

Barbara is bevlogen door het thema vrijwilligerswerk en volgt de ontwikkelingen op de voet. Heb je vragen over de vrijwilligerswetgeving? Ze legt het allemaal met plezier uit. Samen met Sarah creëert ze ontmoeting en uitwisseling tussen Brusselse actoren en ondersteunt ze organisaties bij hun vrijwilligersbeleid via vormingen en begeleiding op maat over alle sectoren heen.

Lees ook 

Hoe vind je vrijwilligers? Vrijwilligers werven is een kunst

Vrijwilligers

De belangrijkste info en afspraken tussen je organisatie en de vrijwilliger

Vrijwilligers

Tijdens het vrijwilligerswerk kan er iets fout gaan. Zorg dat je vrijwilliger goed verzekerd is

Vrijwilligers